Stała współpraca z polską marką – cykliczne dostawy do klientów w Wielkiej Brytanii – Case Study

Dla polskiej firmy rozwijającej sprzedaż na rynku brytyjskim organizacja transportu może z czasem stać się równie istotnym elementem działalności jak sama produkcja czy obsługa zamówień. Pojedyncza przesyłka nie stanowi zazwyczaj dużego wyzwania logistycznego. Większe wymagania pojawiają się wtedy, gdy dostawy zaczynają odbywać się regularnie i obejmują wielu odbiorców w Wielkiej Brytanii.

Przedmiotem tego case study jest model współpracy pomiędzy polską marką a firmą transportową realizującą cykliczne dostawy do klientów na terenie Wielkiej Brytanii. Wraz z rozwojem sprzedaży pojawiła się potrzeba uporządkowania przewozów i stworzenia rozwiązania, które będzie można powtarzać przy kolejnych zamówieniach.

Głównym problemem nie było więc samo dostarczenie towaru z Polski do Anglii. Kluczowe stało się zapewnienie powtarzalności, terminowości i kontroli nad kolejnymi transportami, przy jednoczesnym dopasowaniu sposobu przewozu do zmieniającej się wielkości i charakterystyki ładunków.

Celem analizy jest pokazanie, jak stała współpraca z jednym przewoźnikiem może ułatwić organizację międzynarodowych dostaw. Szczególna uwaga została poświęcona planowaniu kolejnych transportów, dopasowaniu pojazdu do wielkości ładunku, komunikacji z klientem oraz monitorowaniu przesyłek.

Charakterystyka współpracy i potrzeby polskiej marki

Analizowana firma prowadziła sprzedaż swoich produktów klientom znajdującym się w Wielkiej Brytanii. W początkowej fazie transporty mogły być organizowane w sposób bardziej doraźny – zależnie od aktualnych zamówień, ich wielkości oraz terminów oczekiwanych przez odbiorców.

Wraz ze zwiększeniem liczby zamówień taki model stawał się jednak coraz mniej wygodny. Każdy kolejny transport oznaczał konieczność ponownego ustalania szczegółów, poszukiwania odpowiedniego rozwiązania dla ładunku i koordynowania dostawy.

Dla firmy szczególnie ważne stały się trzy kwestie.

Pierwszą była regularność. Dostawy do Wielkiej Brytanii nie mogły być traktowane jako całkowicie niezależne zlecenia. Musiały wpisywać się w rytm sprzedaży i obsługi klientów.

Drugą była elastyczność. Wielkość poszczególnych partii mogła się zmieniać. Raz potrzebny był mniejszy pojazd, innym razem większa przestrzeń ładunkowa.

Trzecią kwestią była kontrola nad transportem. Przy większej liczbie dostaw istotne stawało się szybkie uzyskanie informacji o statusie przewozu oraz możliwość reagowania na ewentualne zmiany.

Współpraca z jednym przewoźnikiem miała więc przynieść nie tylko możliwość realizowania kolejnych kursów, ale również uproszczenie procesu logistycznego.

Istotnym atutem było dopasowanie floty do różnych potrzeb. UK-Transport dysponuje własnymi pojazdami o różnej kubaturze i deklaruje możliwość przewozu ładunków od 100 kg do 22 ton. Ponadto firma nie korzysta z podwykonawców, a transporty są monitorowane GPS i ubezpieczone.

Jak oceniono potrzeby i zaplanowano model transportu?

Przy stałej współpracy istotne jest odejście od traktowania każdego przewozu jako całkowicie nowego zadania. Zamiast tego można wypracować powtarzalny sposób przygotowywania kolejnych zleceń, który jednocześnie pozostawia miejsce na zmiany dotyczące konkretnego ładunku.

Podstawą było zebranie informacji potrzebnych do każdej wyceny i organizacji przewozu. Na stronie UK-Transport przy wycenie online wymagane są m.in. informacje o miejscu odbioru i dostawy, opisie lub powierzchni ładunku oraz planowanym terminie.

W ramach analizy potrzeb uwzględniano przede wszystkim:

• miejsce załadunku w Polsce;
• liczbę i lokalizację odbiorców w Wielkiej Brytanii;
• rodzaj przewożonych towarów;
• objętość oraz orientacyjną masę ładunku;
• wymagany termin dostawy;
• możliwość załadunku i rozładunku;
• potrzebną przestrzeń transportową;
• charakter kolejnych zamówień i ich zmienność.

Takie informacje pozwalały określić, czy dane zlecenie można zrealizować w ramach standardowego transportu, czy wymaga ono dodatkowego zaplanowania.

Znaczenie miała również możliwość korzystania z różnych rodzajów transportu. Oferta firmy obejmuje m.in. transport palet, mebli, maszyn, samochodów i motocykli, materiałów budowlanych oraz okien.

Dzięki temu współpraca mogła być dostosowywana do charakteru konkretnych partii towaru, zamiast opierać się na jednym sztywnym wariancie przewozu.

Analiza problemu – jak połączyć regularność z elastycznością?

W przypadku cyklicznych dostaw największym wyzwaniem jest znalezienie równowagi pomiędzy powtarzalnością procesu a zmiennością zamówień.

Z jednej strony polska marka potrzebuje przewidywalnego harmonogramu. Klienci w Wielkiej Brytanii powinni wiedzieć, kiedy mogą spodziewać się dostawy, a firma musi mieć możliwość planowania kolejnych partii towaru.

Z drugiej strony wielkość zamówień nie musi być identyczna w każdym cyklu. Próba wykorzystania zawsze tego samego pojazdu lub identycznego sposobu organizacji transportu mogłaby prowadzić do nieefektywnego wykorzystania przestrzeni ładunkowej.

Analiza wskazała więc kilka obszarów, które miały największe znaczenie dla powodzenia współpracy:

• Powtarzalny schemat komunikacji – informacje o kolejnych dostawach powinny być przekazywane w podobny sposób, aby ograniczyć liczbę nieporozumień.
• Dopasowanie pojazdu do ładunku – wielkość przestrzeni transportowej powinna odpowiadać rzeczywistym potrzebom konkretnego kursu.
• Planowanie z wyprzedzeniem – przy regularnych dostawach wcześniejsze przekazanie informacji o planowanym transporcie ułatwia organizację zarówno po stronie nadawcy, jak i przewoźnika.
• Kontrola statusu przesyłki – monitoring GPS pozwala uzyskać dodatkową informację o lokalizacji pojazdu podczas realizacji przewozu. UK-Transport deklaruje monitorowanie wszystkich transportów GPS.
• Bezpieczeństwo ładunku – ubezpieczenie przewożonych towarów stanowi dodatkowe zabezpieczenie procesu transportowego.

Najważniejszy wniosek z analizy był prosty: stała współpraca nie powinna oznaczać identycznego transportu przy każdym kursie, lecz stały standard obsługi przy jednoczesnym dopasowaniu szczegółów do aktualnego zlecenia.

Organizacja cyklicznych dostaw do Wielkiej Brytanii

Po ustaleniu zasad współpracy kolejne transporty mogły być przygotowywane według uporządkowanego schematu. Każda dostawa rozpoczynała się od przekazania informacji o aktualnej partii towaru i jej przeznaczeniu.

Na tej podstawie ustalano parametry konkretnego przewozu – przede wszystkim miejsce załadunku, miejsce lub miejsca dostawy, wielkość ładunku i oczekiwany termin.

Następnie dobierano rozwiązanie transportowe odpowiadające aktualnym potrzebom. W przypadku zmiennej wielkości zamówień istotne było wykorzystanie floty o różnych kubaturach.

Po przygotowaniu ładunku następował załadunek i rozpoczęcie transportu. UK-Transport realizuje przewozy na trasie Polska–Anglia oraz Anglia–Polska, a firma deklaruje również codzienne wyjazdy w obu kierunkach.

Ważną częścią procesu była obsługa dostawy na terenie Wielkiej Brytanii. Firma realizuje również transport lokalny po Anglii, Walii i Szkocji, dzięki czemu zakres współpracy nie musi ograniczać się wyłącznie do samego przewozu międzynarodowego.

W praktyce pozwala to organizować dostawy w formule door-to-door, która ogranicza liczbę etapów pośrednich i ułatwia przekazanie towaru bezpośrednio do odbiorcy. UK-Transport wskazuje kompleksową obsługę door-to-door jako jeden z elementów swojej oferty.

Monitorowanie i kontrola kolejnych transportów

Przy pojedynczym przewozie status przesyłki można stosunkowo łatwo ustalić poprzez kontakt z przewoźnikiem. Przy cyklicznych dostawach sytuacja wygląda inaczej. Jeżeli firma realizuje wiele zamówień, bieżąca informacja o transporcie staje się ważnym elementem obsługi klientów.

Dlatego istotną rolę odgrywał monitoring GPS pojazdów. UK-Transport deklaruje, że wszystkie przewozy są na bieżąco monitorowane, a firma utrzymuje stałą łączność z kierowcami.

W praktyce pozwala to lepiej kontrolować:

• rozpoczęcie realizacji transportu;
• aktualną lokalizację pojazdu;
• przebieg trasy;
• przewidywany etap realizacji dostawy;
• ewentualne odstępstwa wymagające dodatkowej komunikacji.

Monitoring nie zastępuje oczywiście kontaktu z przewoźnikiem, ale stanowi dodatkowe narzędzie kontroli.

Dla polskiej marki oznaczało to możliwość sprawniejszego przekazywania informacji klientom w Wielkiej Brytanii. Przy regularnych dostawach przewidywalność komunikacji jest równie ważna jak sam fizyczny przewóz towaru.

Obsługa odbiorców w Wielkiej Brytanii

W przypadku dostaw realizowanych do wielu klientów szczególnego znaczenia nabiera ostatni etap transportu. Towar musi trafić nie tylko do właściwego kraju, ale przede wszystkim do konkretnego odbiorcy we właściwym miejscu i czasie.

Dlatego każda dostawa wymagała odpowiedniego uporządkowania danych dotyczących miejsca odbioru i dostarczenia. Przy kolejnych transportach doświadczenia z poprzednich zleceń mogły ułatwiać organizację następnych kursów.

Istotną zaletą była możliwość realizacji transportu lokalnego na terenie Wielkiej Brytanii. Firma wskazuje w swojej ofercie obsługę Anglii, Walii i Szkocji.

W przypadku polskiej marki oznaczało to możliwość obsługi klientów znajdujących się w różnych częściach kraju bez konieczności samodzielnego organizowania dodatkowego przewoźnika na ostatnim etapie.

Jedna firma mogła więc odpowiadać za większą część procesu – od odbioru towaru w Polsce po dostarczenie go do odbiorcy w Wielkiej Brytanii.

Efekty stałej współpracy

Najważniejszym efektem przyjętego modelu było uporządkowanie transportów i stworzenie rozwiązania, które można stosować przy kolejnych dostawach.

Współpraca nie opierała się na jednym, niezmiennym wariancie przewozu. Jej wartość polegała na możliwości powtarzania sprawdzonego schematu przy jednoczesnym dostosowaniu parametrów do aktualnego zamówienia.

Do najważniejszych korzyści należały:

• większa przewidywalność kolejnych transportów;
• uproszczenie organizacji cyklicznych dostaw;
• możliwość dopasowania pojazdu do wielkości konkretnego ładunku;
• ograniczenie konieczności każdorazowego poszukiwania nowego przewoźnika;
• monitorowanie transportu GPS;
• ubezpieczenie przewożonych ładunków;
• możliwość obsługi dostaw door-to-door;
• dostęp do transportu lokalnego w Anglii, Walii i Szkocji;
• sprawniejsza komunikacja pomiędzy nadawcą, przewoźnikiem i odbiorcami.

Nie bez znaczenia pozostawała również własna flota. UK-Transport podkreśla, że nie korzysta z podwykonawców, a transporty realizują właśni pracownicy i kierowcy.

W przypadku stałej współpracy pozwala to ograniczyć liczbę podmiotów uczestniczących w procesie i ułatwiać zachowanie jednolitego standardu obsługi.

Dlaczego stały przewoźnik może być korzystniejszy od pojedynczych zleceń?

Jednorazowe zlecenia transportowe mogą być wystarczające w przypadku sporadycznej sprzedaży zagranicznej. Gdy jednak dostawy stają się regularne, pojawia się potrzeba większej przewidywalności.

Stała współpraca daje możliwość poznania specyfiki ładunku, sposobu działania firmy i oczekiwań dotyczących dostaw. Kolejne transporty mogą być dzięki temu organizowane na podstawie wcześniej wypracowanych zasad.

Ma to znaczenie szczególnie wtedy, gdy polska marka stopniowo rozwija sprzedaż w Wielkiej Brytanii. Wraz ze wzrostem liczby zamówień rośnie również liczba kwestii, które trzeba skoordynować: terminy, wielkość ładunków, miejsca dostaw czy kontakt z odbiorcami.

W takiej sytuacji przewoźnik staje się nie tylko wykonawcą pojedynczego kursu, ale stałym elementem procesu logistycznego.

Wnioski – logistyka jako element rozwoju sprzedaży zagranicznej

Analizowany przypadek pokazuje, że przy regularnej sprzedaży do klientów w Wielkiej Brytanii transport przestaje być wyłącznie usługą dodatkową. Staje się ważnym elementem całego procesu obsługi zamówienia.

Największą wartością stałej współpracy jest możliwość stworzenia przewidywalnego schematu dostaw bez utraty elastyczności. Kolejne transporty mogą być organizowane według znanych zasad, a jednocześnie ich parametry można dopasowywać do aktualnej wielkości i charakterystyki ładunku.

Własna flota, regularne połączenia, monitoring GPS, ubezpieczenie ładunków oraz możliwość realizacji dostaw door-to-door tworzą warunki do prowadzenia sprawniejszej i bardziej uporządkowanej logistyki Polska–Wielka Brytania.

Dla polskiej marki oznacza to przede wszystkim możliwość skoncentrowania się na sprzedaży i obsłudze klientów, podczas gdy organizacja kolejnych dostaw pozostaje po stronie doświadczonego partnera transportowego.

Stała współpraca z przewoźnikiem może więc stanowić nie tylko sposób na realizację kolejnych zamówień, ale również element skalowania sprzedaży na rynku brytyjskim.